Care Recruitment Without the „Temp Agency Trap“: When International Direct Placement Truly Pays Off for Hospitals

Eine Pflegefachkraft über Leiharbeit kostet im Jahresdurchschnitt fast doppelt so viel wie eine festangestellte Kollegin mit identischer Qualifikation. Das ist keine Schätzung. Das Deutsche Krankenhausinstitut hat diese Zahl in einer Blitzumfrage 2022 erhoben: 92 Prozent Mehrkosten gegenüber Stammpersonal. Seit dem PUEG von 2023 kommt hinzu, dass diese Mehrkosten in der stationären Langzeitpflege nicht mehr über Pflegesatzverhandlungen refinanzierbar sind.

Trotzdem setzen rund 39.000 Pflegekräfte in Deutschland als Leiharbeitende ein – Stand März 2024, Bundesagentur für Arbeit.

Dieser Artikel rechnet durch, ab wann der Umstieg auf internationale Direktvermittlung wirtschaftlich Sinn ergibt. Nicht pauschal, sondern mit offengelegten Zahlen. Und er benennt auch, wann Leiharbeit weiterhin das richtige Instrument bleibt.

Hinweis: Die genannten Zahlen beruhen auf öffentlich verfügbaren Studien und Branchendurchschnitten. Für Ihre individuelle Kalkulation empfehlen wir ein persönliches Gespräch – die konkreten Zahlen Ihres Hauses werden anders aussehen.

Was Leiharbeit tatsächlich kostet

Wenn Personalabteilungen über Leiharbeit in der Pflege sprechen, fällt zuerst ein Stundensatz. Examinierte Fachkräfte in der Zeitarbeit erhalten aktuell zwischen 24 und 38 Euro pro Stunde, je nach Region und Schichtmodell. Die Verrechnungssätze, die Kliniken an die Zeitarbeitsfirma zahlen, liegen deutlich darüber.

Aber der Stundensatz ist nur die oberste Schicht. Darunter liegen Kosten, die kein Verrechnungssatz abbildet: Einarbeitung für Personal, das alle paar Wochen wechselt. Qualitätseinbußen, weil niemand die Patienten, die Abläufe, die ungeschriebenen Regeln der Station kennt. Konflikte zwischen Stamm- und Leasingpersonal – über Gehälter, über Schichten, über Zugehörigkeit.

80 Prozent der vom DKI befragten Krankenhäuser bestätigten genau diese Probleme.

Und gleichzeitig gaben 93 Prozent an, die Patientenversorgung ohne Leiharbeit nicht oder nur mit erheblichen Einschränkungen sicherstellen zu können. Das ist die eigentliche Lage: Man weiß, dass es zu teuer ist und die Qualität leidet – und macht trotzdem weiter, weil der inländische Arbeitsmarkt nichts hergibt. Auf 100 gemeldete Pflegestellen kommen laut Bundesagentur für Arbeit gerade einmal 55 arbeitslose Fachkräfte.

PUEG: Warum die Schere weiter aufgeht

Bis 2023 konnten viele Einrichtungen die Mehrkosten der Leiharbeit zumindest teilweise in Pflegesatzverhandlungen geltend machen. Das PUEG hat dem einen Riegel vorgeschoben. In der vollstationären Langzeitpflege gelten Leiharbeitskosten nur noch als wirtschaftlich, soweit sie tarifübliche Löhne nicht übersteigen. Vermittlungsgebühren? Grundsätzlich ausgeschlossen.

Das klingt nach einer klaren Regelung. Ist es aber nicht. Der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste hat das Problem auf den Punkt gebracht: Die Regulierung wirkt nur als Refinanzierungsdeckel für die Einrichtungen. Die Preise, die Zeitarbeitsfirmen verlangen, bleiben ungedeckelt. Und die Einrichtungen zahlen trotzdem – weil sie Betten nicht leer stehen lassen können.

Der Effekt: Die Kosten bleiben, die Erstattung sinkt. Die Marge für jede Leiharbeitsstunde geht nach unten.

Parallel stellt die Krankenhausreform ab 2027/2028 das Finanzierungssystem grundlegend um. Qualität und Spezialisierung sollen belohnt werden. Hohe Personalfluktuation durch Leiharbeit wird dabei zum Wettbewerbsnachteil – nicht nur bilanziell, sondern strukturell.

Internationale Direktvermittlung: Was das konkret bedeutet

Das Prinzip ist simpel: Eine Pflegefachkraft wird im Ausland rekrutiert, sprachlich und fachlich vorbereitet, nach Deutschland geholt und direkt beim Arbeitgeber angestellt. Keine monatliche Abrechnung an eine Zeitarbeitsfirma. Kein erzwungener Wechsel nach 18 Monaten. Eine Festanstellung.

Was nicht simpel ist: der Weg dorthin. Die Berufsanerkennung ausländischer Pflegeabschlüsse läuft über die zuständige Landesbehörde und mündet fast immer in einem sogenannten Deficit notice – keine Ablehnung, sondern die formale Grundlage für eine Ausgleichsmaßnahme. Danach folgt entweder ein Anpassungslehrgang oder eine Kenntnisprüfung. Beides führt zur vollen Anerkennung. Das dauert. Aber es führt zu einem Ergebnis, das Leiharbeit nie liefern kann: eine qualifizierte Fachkraft, die bleibt.

Die Rechnung: Was es kostet, was es spart

Konkrete Zahlen. Eine Pflegefachkraft im Tarif (TVöD-P, Stufe 3–4) verdient brutto etwa 42.000 bis 48.000 Euro jährlich. Mit Arbeitgeberanteilen, Zulagen und Nebenkosten landen die Gesamtpersonalkosten bei rund 50.000 bis 58.000 Euro pro Vollzeitkraft und Jahr.

Dieselbe Stelle über Leiharbeit? Wenden Sie den DKI-Faktor an: 92 Prozent Aufschlag. Aus 50.000 Euro werden 96.000. Aus 58.000 werden 111.000. Wir rechnen konservativ mit einem Mittelwert von rund 95.000 bis 105.000 Euro jährlich pro Leiharbeitskraft – Verrechnungssatz, Administration und versteckte Kosten eingerechnet.

Jetzt die Gegenüberstellung: Die einmalige Investition für eine internationale Direktvermittlung liegt zwischen 15.000 und 30.000 Euro. Darin enthalten:

• Rekrutierung und Vorauswahl im Herkunftsland
• Sprachkurse bis B1 oder B2
• Visaverfahren und behördliche Genehmigungen
• Anerkennungsverfahren und Prüfungsvorbereitung
• Flug, erste Unterkunft, Integrationsbegleitung

Nehmen wir den Mittelwert: 22.000 Euro Vermittlungskosten. Dazu im ersten Jahr die regulären Personalkosten von rund 54.000 Euro (davon ein Teil als Pflegehilfskraft während der Anerkennungsphase, also etwas geringer). Gesamtkosten im ersten Jahr: circa 72.000 bis 78.000 Euro.

Eine Leiharbeitskraft kostet im selben Jahr 95.000 bis 105.000 Euro.

Ab dem zweiten Jahr fallen die Vermittlungskosten weg. Es bleibt das Tarifgehalt. Die Differenz zur Leiharbeit beträgt dann 40.000 bis 50.000 Euro – jedes Jahr, solange die Fachkraft bleibt. Und seriöse Vermittler berichten Bleibequoten von über 90 Prozent nach fünf Jahren.

* Inkl. einmaliger Vermittlungskosten. Berechnung: Tarifgehalt + AG-Anteile + Vermittlungspauschale. Leiharbeit: Tarifkosten × 1,92 (DKI-Faktor).

Der Zeitrahmen: Was wann passiert

Von der Entscheidung bis zum ersten Arbeitstag vergehen 8 bis 14 Monate. Das ist kein Expressversand. Aber es ist planbar – und das ist in einer Branche, die ständig improvisiert, bereits ein Vorteil.

Wichtig: Während der Anerkennungsphase sind die Fachkräfte bereits im Haus. Sie arbeiten als Pflegehilfskräfte, lernen das Team kennen, übernehmen schrittweise Verantwortung. Wenn die Berufsurkunde kommt, ist da kein Fremder, der eingearbeitet werden muss. Da ist jemand, der schon seit Monaten auf der Station arbeitet.

Wie die Herkunftsländer diesen Prozess stützen – von den philippinischen Regierungsprogrammen bis zu bilateralen Abkommen mit Albanien und Serbien – erhöht die Planungssicherheit zusätzlich.

Drei typische Szenarien – und wofür sie taugen

Die folgenden Modelle sind keine Fallstudien. Es sind typische Konstellationen, wie sie in der Branche vorkommen. Ob Ihr Haus in eines dieser Muster passt, lässt sich nur im konkreten Gespräch klären.

Kleines Haus, gezielter Einstieg

Ein Krankenhaus mit 150 Betten und drei offenen Pflegestellen vermittelt eine kleine Gruppe aus einem Land. Gemeinsame Wohngemeinschaft, gemeinsamer Sprachkurs, gegenseitige Stütze beim Ankommen. Investition: 60.000 bis 90.000 Euro. Drei Leiharbeitskräfte auf denselben Stellen kosten in zwei Jahren das Doppelte bis Dreifache.

Klinikverbund, jährliches Volumen

15 bis 25 internationale Fachkräfte pro Jahr, in festen Zyklen rekrutiert. Standardisierte Sprachausbildung, eigene Integrationskoordinatoren. Der Leiharbeitsanteil sinkt messbar – und mit ihm die Personalkosten pro Station. Dieses Modell setzt allerdings voraus, dass die Einrichtung eigene Integrationskapazitäten aufbaut. Wer das nicht kann oder will, braucht einen externen Partner, der diesen Teil übernimmt.

Kombinationsmodell als Übergang

Leiharbeit läuft weiter für die Sofortversorgung. Parallel startet die erste Direktvermittlung. Innerhalb von zwölf Monaten stehen die ersten Festangestellten bereit, der Leiharbeitsanteil wird schrittweise zurückgefahren. Das ist vermutlich der realistischste Einstieg für die Mehrheit der Einrichtungen – weil niemand von heute auf morgen auf Leiharbeit verzichten kann, solange die Stationen besetzt sein müssen.

Wobei klar sein muss: Für akute Ausfälle – eine Grippewelle, drei Kündigungen in einer Woche – bleibt Leiharbeit das richtige Instrument. Kein Direktvermittlungsprogramm liefert Personal in 48 Stunden. Das Ziel ist nicht, Leiharbeit abzuschaffen. Das Ziel ist, sie wieder für das zu nutzen, wofür sie gedacht war: Ausnahmen. Nicht den Normalbetrieb.

Die Agentur prüfen: Sieben Fragen, die weiterhelfen

Der Markt für internationale Pflegekräftevermittlung wächst. Die Qualitätsunterschiede wachsen mit.

1. Aus welchen Ländern wird rekrutiert – und warum genau diese?

Wer „weltweit“ rekrutiert, ohne Länderschwerpunkte zu benennen, hat selten vertiefte Expertise in einem davon. Fragen Sie nach den konkreten Gründen: Ausbildungsqualität, Sprachbegabung, bilaterale Abkommen, eigene Präsenz vor Ort.

2. Welches Sprachniveau haben die Fachkräfte bei Einreise?

B2 bei Ankunft oder B1 mit begleitendem Aufbaukurs in Deutschland? Beides kann funktionieren. Aber Sie müssen wissen, was Sie bekommen – und was das für die ersten Monate auf Station bedeutet.

3. Wer steuert den Anerkennungsprozess?

Die Berufsanerkennung ist länderspezifisch und fehleranfällig. Fragen Sie: Wer bereitet die Unterlagen auf? Wer spricht mit der Behörde? Wie hoch ist die Bestehensquote bei Kenntnisprüfungen?

4. Was passiert in den ersten Wochen nach Ankunft?

Wohnungshilfe, Behördengänge, ein fester Ansprechpartner, Mentoring im Team. Wenn die Agentur das als „Extras“ verkauft statt als Grundleistung: Finger weg.

5. Wie hoch ist die Bleibequote nach zwei und nach fünf Jahren?

Die wichtigste Kennzahl. Punkt. Alles andere ist Vorbereitung auf diese eine Frage.

6. Gibt es ein Gütezeichen?

Das RAL-Siegel „Faire Anwerbung Pflege Deutschland“ der Gütegemeinschaft GAPA ist der Branchenstandard. Unter anderem bedeutet es: Die Fachkraft zahlt keine Vermittlungsgebühr.

7. Wie genau sieht die Kostenstruktur aus?

Pauschale oder modulare Abrechnung? Was ist enthalten, was nicht? Gibt es eine Nachvermittlung, falls eine Fachkraft vorzeitig geht? Wenn eine Agentur bei dieser Frage vage wird, ist das Ihr Signal.

Was daraus folgt

Die Kostenrechnung ist eindeutig. Leiharbeit als Dauerlösung frisst Margen, die in einer Branche mit sinkender Refinanzierung fehlen. Internationale Direktvermittlung ist eine Investition, die sich innerhalb des ersten Jahres trägt und danach jährlich fünfstellige Beträge pro Stelle einspart.

Das heißt nicht, dass der Umstieg einfach ist. Er braucht Vorlauf, Integrationsstrukturen und die Bereitschaft, in Menschen zu investieren, bevor sie voll einsatzfähig sind. Aber er braucht auch nicht mehr als das. Keine Revolution, kein Sonderprojekt. Eine nüchterne Personalentscheidung, die auf besseren Zahlen beruht als der Status quo.

Und noch etwas, das in der Kostenrechnung nicht steht: Jeder Monat, den eine Leiharbeitskraft auf Ihrer Station verbringt, ist ein Monat, in dem Ihr Stammpersonal die Hauptlast trägt, sich übergangen fühlt und über den eigenen Wechsel in die Zeitarbeit nachdenkt. Das ist der eigentliche Preis der „Leiharbeitsfalle“ – und er steht auf keiner Rechnung.

Die Tabelle oben zeigt Branchendurchschnitte. Ihre Zahlen sehen anders aus. Lassen Sie uns Ihre rechnen. TalentOrbit International begleitet Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen von der Bedarfsanalyse über die Rekrutierung in den Herkunftsländern bis zur Integration im Team – als Direktvermittler, nicht als Zeitarbeitsfirma.

Häufige Fragen

Wie viel kostet die Vermittlung einer internationalen Pflegefachkraft?

Zwischen 15.000 und 30.000 Euro, je nach Herkunftsland und Leistungsumfang. Enthalten sind Rekrutierung, Sprachkurse, Visum, Anerkennung und Integrationsbegleitung. Die Investition fällt einmalig an. Gegenüber laufender Leiharbeit rechnet sich das in der Regel innerhalb des ersten Jahres.

Wie lange dauert es, bis die Fachkraft auf Station arbeitet?

8 bis 12 Monate bis zur Einreise. Danach noch 6 bis 8 Monate Anerkennungsphase, während der die Fachkraft bereits als Pflegehilfskraft im Haus arbeitet.

Ist Leiharbeit in der Pflege seit dem PUEG verboten?

Nein. Aber die Mehrkosten sind in der stationären Langzeitpflege nicht mehr über Pflegesatzverhandlungen refinanzierbar. Vermittlungsgebühren werden grundsätzlich nicht als wirtschaftlich anerkannt. Leiharbeit bleibt legal – sie wird nur spürbar teurer für den Träger.

Was, wenn die Kenntnisprüfung nicht bestanden wird?

Sie kann einmal wiederholt werden. Außerdem steht alternativ der Anpassungslehrgang offen, der praxisorientierter ist und für viele Fachkräfte besser passt. Entscheidend ist die Vorbereitung. Fragen Sie Ihre Agentur nach der konkreten Bestehensquote – und nach dem Plan B.

Aus welchen Ländern kommen die Fachkräfte?

Die stärksten Herkunftsregionen: Philippinen, Indien, Türkei, Tunesien, westlicher Balkan (Albanien, Serbien, Bosnien-Herzegowina) und Zentralasien (Kasachstan, Kirgisistan). Innerhalb der EU vor allem Polen, Kroatien und Rumänien – mit sinkender Tendenz, weil diese Länder zunehmend selbst Fachkräfte suchen.

Weiterführende Artikel

→ Shortage of skilled nursing staff: causes, figures and solutions for employers

→ Anerkennung ausländischer Abschlüsse: Schritt für Schritt zur Berufsurkunde

→ Defizitbescheid in der Pflege: Was er bedeutet und wie es weitergeht

→ Warum Kliniken auf internationale Pflegekräfte setzen sollten

→ Albanien und Serbien: Rekrutierung gegen die Pflegekrise

→ Herkunftsländer und Programme: Wie der Transfer organisiert wird