Clinic Recruiting Check: Can your facility hire internationally right away?

94 Prozent der deutschen Krankenhäuser können offene Pflegestellen auf Allgemeinstationen nicht besetzen. Das ist nicht unsere Schätzung – das ist das Ergebnis der BDO/DKI-Studie aus 2023. Die Frage ist längst nicht mehr, whether Kliniken international rekrutieren sollten. Die Frage ist: Können sie es? Und wenn nicht sofort – was fehlt konkret?

Genau das klärt dieser Check.

10 Fragen, etwa drei Minuten, keine Anmeldung. Am Ende wissen Sie, ob Ihr Haus startklar ist – oder welche Baustellen Sie zuerst angehen müssen. Die Bewertung ist ehrlich: Nicht jedes Ergebnis lautet „Sofort loslegen“. Manchmal lautet es „Erst Grundlagen schaffen“. Beides ist nützlich.

Hinweis: Dieser Check erhebt und speichert keine personenbezogenen Daten. Die Auswertung erfolgt lokal in Ihrem Browser.

Was der Check prüft – und warum genau diese fünf Bereiche

Internationale Rekrutierung scheitert selten am Geld. Sie scheitert an fehlenden Strukturen, an falschen Erwartungen oder daran, dass niemand gefragt hat, ob das Haus überhaupt aufnahmebereit ist. Deshalb prüft dieser Check fünf Bereiche, die in der Praxis über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

1. Personalsituation: Wie groß ist das Problem?

Eine Klinik mit zwei offenen Stellen hat ein Recruiting-Problem. Eine Klinik mit 15 Prozent Vakanzquote und gesperrten Betten hat ein strategisches Problem. Die internationale Direktvermittlung lohnt sich wirtschaftlich erst ab einer gewissen Schmerzgrenze – weil die Vorlaufzeit bei 8 bis 14 Monaten liegt und die Investition pro Fachkraft zwischen 15.000 und 30.000 Euro beträgt.

Gleichzeitig gilt: Wer wartet, bis die Lage wirklich kritisch ist, hat die Vorlaufzeit nicht mehr. Die Vakanzkosten unbesetzter Pflegestellen liegen bei 66.000 bis 96.000 Euro pro Stelle und Jahr. Wer sie kennt, versteht, warum frühes Handeln billiger ist als spätes.

2. Leiharbeitsabhängigkeit: Wie teuer ist Ihr Status quo?

Leiharbeit ist für akute Engpässe gedacht. Wenn sie zum Dauerbetrieb wird, wird sie zur teuersten Personalstrategie, die es gibt – 92 percent additional costs gegenüber Festanstellung, laut DKI. Seit dem PUEG sind diese Mehrkosten in der Langzeitpflege nicht mehr refinanzierbar.

Der Check fragt deshalb auch, ob Sie Ihre jährlichen Leiharbeitskosten überhaupt kennen. Klingt banal. Ist es nicht. In vielen Häusern sind diese Kosten über verschiedene Budgets verstreut, und niemand sieht die Gesamtsumme. Wer sie zum ersten Mal aufaddiert, erlebt häufig eine Überraschung – und plötzlich sieht die Investition in Direktvermittlung anders aus.

3. Integrationsbereitschaft: Das entscheidende Kriterium

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Eine Fachkraft, die aus den Philippinen, aus Indien oder aus Albanien nach Deutschland kommt, bringt eine qualifizierte Ausbildung mit, Motivation, häufig Berufserfahrung aus modernen Kliniken. Was sie nicht mitbringt: ein soziales Netz, Kenntnis der deutschen Bürokratie und die Fähigkeit, am ersten Tag allein eine Wohnung zu finden.

Integration ist kein Bonus, den man nach der Vermittlung dazubucht. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass die Vermittlung funktioniert. Der Check fragt deshalb, ob Ihr Haus Strukturen hat – Mentoring, einen festen Ansprechpartner, Erfahrung mit internationalen Kollegen – oder ob diese Strukturen erst aufgebaut werden müssen.

Beides ist in Ordnung. Aber wer ohne Integrationskonzept rekrutiert, verbrennt Geld.

4. Organisatorische Voraussetzungen: Wohnung, Anerkennung, Einsatzplanung

Drei Fragen, die in der Praxis häufig unterschätzt werden:

Unterkunft: Können Sie für die ersten Monate eine Wohnung oder ein Zimmer in einer WG organisieren? In Ballungsräumen ist das oft der größte praktische Engpass. Träger mit eigenem Wohnungsbestand haben hier einen echten Vorteil.
Anerkennungsphase: Internationale Pflegefachkräfte arbeiten während der Professional recognition zunächst als Pflegehilfskräfte. Das dauert 6 bis 12 Monate. Ist Ihr Haus bereit, diese Phase einzuplanen – oder erwarten Sie sofort voll anerkannte Fachkräfte?
Einsatzplanung: In welchen Fachbereichen brauchen Sie Personal? Wie viele Stellen? Wann? Je präziser Ihre Antworten, desto gezielter kann eine Agentur rekrutieren.

5. Finanzielle Bereitschaft: Die Investitionslogik verstehen

15.000 bis 30.000 Euro pro Fachkraft. Das klingt nach viel – bis man es gegen die Alternative hält. Eine unbesetzte Stelle kostet jährlich bis zu 96.000 Euro. Eine Leiharbeitskraft kostet im Schnitt 92 Prozent mehr als eine Festangestellte. Die Direktvermittlung amortisiert sich innerhalb des ersten Jahres.

Der Check fragt auch, ob Sie Ihre Vakanzkosten jemals berechnet haben. Das ist keine rhetorische Frage. In vielen Häusern existiert diese Zahl nicht – und ohne sie fehlt das Argument, das die Geschäftsführung überzeugt.

Was die Ergebnisse bedeuten

Der Check ordnet Ihr Haus in eine von vier Stufen ein. Keine davon heißt „hoffnungslos“.

Stufe	Bedeutung
Bereit	Ihr Haus hat die Strukturen, die Erfahrung und die finanzielle Bereitschaft. Der nächste Schritt ist die Agenturauswahl und das Bedarfsprofil.
Fast bereit	Gute Basis, aber einzelne Bereiche brauchen Nacharbeit – häufig die Integration oder die Kostentransparenz. Mit gezielter Vorbereitung in 4–8 Wochen startklar.
Handlungsbedarf	Mehrere Bereiche erfordern Aufbauarbeit. Internationale Rekrutierung ist trotzdem sinnvoll – aber als Parallelprojekt neben sofortigen Maßnahmen am inländischen Arbeitsmarkt.
Grundlagenarbeit	Die Voraussetzungen sind noch nicht da. Das heißt nicht: Jahre warten. Einige Bausteine lassen sich in Wochen schaffen. Aber erst die Hausaufgaben, dann die Rekrutierung.

Wichtig: Auch ein Ergebnis mit „Handlungsbedarf“ bedeutet nicht, dass Sie erst alles perfekt haben müssen, bevor Sie sich beraten lassen. Es bedeutet, dass Sie wissen sollten, was fehlt – bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.

Was dieser Check nicht ist

Er ersetzt auch keine individuelle Beratung. Zehn Fragen können die Komplexität eines Krankenhauses nicht abbilden. Was der Check liefert, ist ein Ausgangspunkt: eine strukturierte Einschätzung, die Ihnen hilft, die richtigen Fragen zu stellen – intern und gegenüber potenziellen Vermittlungspartnern.

Warum dieser Check jetzt relevant ist

Die Rahmenbedingungen haben sich in den letzten zwei Jahren verschoben. Drei Entwicklungen machen die Frage nach der Readiness drängender als noch 2022:

Das PUEG hat die Leiharbeit verteuert.

Seit 2023 sind die Mehrkosten für Zeitarbeit in der stationären Langzeitpflege nicht mehr über Pflegesatzverhandlungen refinanzierbar. Für viele Träger ist das der Punkt, an dem Leiharbeit vom Flexibilitätsinstrument zur Bilanzbelastung wird.

Die Krankenhausreform setzt auf Qualität.

Ab 2027/2028 wird das Finanzierungssystem umgestellt. Spezialisierung und Versorgungsqualität sollen belohnt werden. Hohe Personalfluktuation durch Leiharbeit wird zum Standortnachteil. Kliniken, die bis dahin stabile Teams aufgebaut haben, sind besser positioniert.

Der inländische Arbeitsmarkt gibt nichts mehr her.

55 arbeitslose Fachkräfte auf 100 offene Stellen. 380.000 Pflegekräfte, die bis 2035 in Rente gehen. Ausbildung mit Abbrecherquoten bis 41 Prozent. Wer die Zahlen zum Fachkräftemangel liest, versteht: Ohne internationale Fachkräfte wird der Pflegebetrieb in vielen Häusern nicht aufrechtzuerhalten sein.

Nach dem Check: Drei Wege weiter

Je nach Ergebnis stehen unterschiedliche nächste Schritte an. Aber drei Empfehlungen gelten für alle Stufen:

Vakanzkosten berechnen.

Bevor Sie über Investitionen in Recruiting sprechen, müssen Sie die Kosten des Nicht-Recruitings kennen. Die Formel und ein Rechenbeispiel finden Sie im Artikel über die unsichtbaren Kosten leerer Pflegestellen.

Agentur-Shortlist erstellen.

Nicht jede Agentur passt zu jedem Haus. Die sieben Prüffragen aus dem Artikel über Direktvermittlung vs. Leiharbeit helfen bei der Eingrenzung.

Internes Alignment herstellen.

Internationale Rekrutierung funktioniert nicht als Projekt der Personalabteilung allein. Pflegedienstleitung, kaufmännische Leitung, Stationsleitungen – alle müssen den Prozess mittragen. Der Check kann als Gesprächsgrundlage dienen: Drucken Sie die Ergebnisseite aus und nehmen Sie sie mit ins nächste Leitungsmeeting.

Sie haben den Check gemacht und möchten die Ergebnisse besprechen? TalentOrbit International bietet ein kostenloses Erstgespräch – auf Basis Ihrer konkreten Situation, nicht auf Basis von Branchendurchschnitten.

Häufige Fragen zum Klinik-Recruiting-Check

Werden meine Daten gespeichert?

Nein. Der Check läuft vollständig in Ihrem Browser. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben, gespeichert oder übermittelt.

Wie lange dauert der Check?

Etwa drei Minuten. Zehn Fragen mit vorgegebenen Antwortoptionen.

Was passiert nach dem Check?

Sie erhalten eine Einschätzung in vier Stufen (Bereit, Fast bereit, Handlungsbedarf, Grundlagenarbeit) mit konkreten nächsten Schritten für jede Stufe. Ob Sie daraufhin Kontakt aufnehmen, liegt bei Ihnen.

Kann ich den Check für mein Haus mehrfach durchführen?

Ja, beliebig oft. Es kann sinnvoll sein, ihn mit verschiedenen Annahmen zu wiederholen – etwa einmal für die aktuelle Lage und einmal für die Situation in sechs Monaten.

Ist der Check nur für Krankenhäuser relevant?

Nein. Er richtet sich an alle Einrichtungen mit Pflegefachkraftbedarf: Krankenhäuser, Rehakliniken, stationäre Pflegeeinrichtungen. Ambulante Dienste haben teilweise andere Rahmenbedingungen – die Kernfragen gelten aber ähnlich.

Mein Ergebnis war „Grundlagenarbeit“. Heißt das, internationale Rekrutierung kommt für uns nicht infrage?

Im Gegenteil. Es heißt, dass bestimmte Voraussetzungen noch geschaffen werden müssen, bevor Sie starten. Einige davon – etwa die Berechnung Ihrer Vakanzkosten oder die Sondierung von Wohnungslösungen – lassen sich in wenigen Wochen erledigen.